MODALITÉS
DURÉE
Variable selon les attentes et la taille de la structure
PUBLIC ET PRÉREQUIS
Directions
Coût
La durée de la mission et son coût sont définis en fonction du périmètre retenu, du nombre de services concernés, du volume documentaire à analyser et du niveau d’approfondissement attendu.
Un suivi de la mise en place des préconisations pourra être organisé
AUTRES FORMATIONS
de la catégorie
AUDIT DES SERVICES TECHNIQUES
AUDIT DE CONFORMITÉ TECHNIQUE DES LABORATOIRES
AUDIT DES SERVICES LOGISTIQUES ET DES FLUX
CONTEXTE
Dans un environnement marqué par des contraintes budgétaires croissantes, des exigences réglementaires fortes et des attentes accrues des professionnels, les établissements doivent disposer d’organisations à la fois efficientes, sécurisées et adaptées aux besoins des usagers.
L’audit des organisations permet de porter un regard extérieur, neutre et opérationnel sur les effectifs, les plannings, les modes de fonctionnement et la répartition des tâches.
Il vise à objectiver les besoins, à identifier les écarts éventuels et à faire émerger des pistes d’amélioration réalistes, conciliant qualité de prise en charge, conditions de travail et soutenabilité organisationnelle
Objectifs
- Évaluer l’adéquation entre les effectifs, l’activité et la charge de travail
- Analyser l’organisation du travail et la structuration des horaires
- Vérifier les équilibres des plannings et le respect de la réglementation applicable
- Examiner la répartition des tâches entre les différentes catégories professionnelles
- Recueillir le point de vue des équipes sur les organisations en place
- Identifier les leviers d’amélioration en matière d’efficience, de qualité et de conditions de travai
LIVRABLES
Le rapport d’audit peut intégrer :
- une évaluation des effectifs théoriques attendus ;
- une analyse de l’adéquation entre ressources et charge de travail ;
- une vérification du cadre réglementaire applicable à l’organisation du temps de travail ;
- un état des lieux des pratiques et des fonctionnements observés ;
- l’identification des points de tension, des glissements de tâches ou des déséquilibres ;
- des préconisations et pistes d’amélioration adaptées au contexte de l’établissement.
AXES D’ANALYSE
L’audit peut notamment porter sur les dimensions suivantes :
- calcul des effectifs théoriques requis par service et par fonction ;
- analyse des effectifs disponibles et des modalités de remplacement ;
- étude des roulements, horaires, amplitudes et organisations en place ;
- vérification de l’adéquation entre effectifs, besoins des patients ou résidents et activité réelle ;
- analyse des liens fonctionnels entre professionnels et des interfaces avec les autres services ;
- identification d’éventuels glissements de tâches, déséquilibres ou dysfonctionnements organisationnels
Méthode et moyens pédagogiques
Notre démarche repose sur une approche croisée, à la fois documentaire, organisationnelle et de terrain :
- Étude documentaire préalable : analyse des documents utiles transmis par l’établissement (rapport d’activité, état des effectifs,
organisations en vigueur, plannings, accords locaux, données de remplacement, etc.). - Analyse technique des effectifs et des plannings : calcul des effectifs théoriques, examen des effectifs disponibles, vérification
des équilibres d’organisation et du respect des règles applicables. - Questionnaire anonyme : recueil du ressenti des professionnels sur la planification, la charge de travail, les interfaces entre métiers
et les difficultés rencontrées. - Entretiens sur site : échanges avec les acteurs concernés afin d’approfondir l’analyse des pratiques, des contraintes et des
points d’amélioration identifiés. - Observation des organisations en situation : appréciation concrète de la répartition des tâches, des temps forts
d’activité, des pratiques en vigueur et de l’articulation entre les professionnels. - Restitution et formalisation : présentation des constats et remise d’un rapport d’audit comprenant les analyses, les écarts observés et les recommandations.
INTERVENANTS
Les missions sont conduites par des intervenants expérimentés, connaissant les organisations sanitaires, sociales et médico-sociales, ainsi que les enjeux opérationnels, réglementaires et managériaux des établissements;
